Przeprowadzka biura krok po kroku

Niekiedy można spotkać się z opinią, że przeniesienie biura w nowe miejsce jest trudniejsze od zorganizowania go od podstaw. Trudno się z tym nie zgodzić — liczba kwestii, jakimi trzeba zająć się podczas przeprowadzki, jest naprawdę ogromna. W naszym artykule postaramy się więc udzielić kilku przydatnych porad osobom, którym powierzono to zadanie.

Co będzie potrzebne w trakcie przenoszenia biura?

Jeżeli idzie o środki techniczne, jakie trzeba będzie zapewnić w trakcie przeprowadzki biura, na pierwszy plan wysuwają się różnego rodzaju pudła oraz materiały zabezpieczające. Jeżeli na dodatek konieczne będzie przeniesienie dużej ilości mebli, warto zadbać o odpowiednie narzędzia do ich rozkręcenia oraz o wózek, który ułatwi ich przewiezienie. Ten ostatni przyda się również do transportu dokumentów — wbrew pozorom, potrafią być one naprawdę ciężkie.

Przeniesienie biura — od czego zacząć?

Pierwszym krokiem powinno być odpowiednie zaplanowanie całej przeprowadzki. Warto przy tym uwzględnić:

• budżet, potrzebny na wykonanie wszystkich niezbędnych działań;
• środki techniczne, jakie powinny być użyte.

Należy też zebrać odpowiednio wcześnie oferty od firm, które pomagają w przenoszeniu biur. Ważną kwestią jest również skonsultowanie całego procesu z działem IT: to na barkach jego specjalistów spoczywać będzie uruchomienie naszych systemów informatycznych w nowym miejscu, powinni więc oni uczestniczyć w pracach od samego początku.

Przeprowadzka biura — jak spakować rzeczy?

Kiedy już wszystkie prace zostaną zaplanowane, można przystąpić do pakowania rzeczy. Warto kierować się przy tym kilkoma zasadami:

• przedmiotów niepotrzebnych należy się pozbyć — ich przewożenie do nowego biura nie ma sensu;
• rzeczy, które łatwo uszkodzić, trzeba dokładnie zabezpieczyć (np. owinąć folią bąbelkową);
• pudła, w których przewozić będziemy wyposażenie, powinny zostać starannie opisane — dzięki temu łatwo będzie je odnaleźć w nowym miejscu;
• dokumentom, zawierającym poufne dane, należy zapewnić właściwą ochronę.

Warto również zadbać, by nie zdekompletować podczas przeprowadzki zestawów komputerowych — nic nie pochłania czasu tak bardzo, jak szukanie właściwego kabla do drukarki czy monitora.

W jakiej kolejności pakować rzeczy podczas przenoszenia biura?

W pierwszym etapie prac powinniśmy zająć się przedmiotami, które nie są na stałe wykorzystywane — zarchiwizowanymi dokumentami, zapasami artykułów biurowych czy wyposażeniem kuchni. Kiedy spakujemy te rzeczy, możemy przygotować do transportu meble i sprzęt komputerowy, z którego korzystają pracownicy.

Kiedy zorganizować przeniesienie biura?

Im mniej osób obecnych będzie w biurze podczas przeprowadzki, tym łatwiejsze będzie wykonanie niezbędnych prac. Z tego powodu najczęściej zaleca się, by przeniesienie biura organizować:

• w trakcie sezonu urlopowego;
• w czasie weekendu.

Oczywiście można też we własnym zakresie ograniczyć ilość osób, obecnych w biurze, np. proponując części zatrudnionych pracę zdalną.

Jak zorganizować pracę w biurze po przeprowadzce?

Rozkład stanowisk pracy w miejscu, do którego przenosimy biuro, powinien zostać wcześniej starannie zaplanowany — ułatwi to ustawienie sprzętów po przeprowadzce. W trakcie urządzania nowych pomieszczeń warto zachować odpowiednią kolejność:

• jako pierwsza powinna zostać uruchomiona infrastruktura informatyczna (bez niej biuro nie będzie funkcjonować);
• następnie można zająć się poszczególnymi stanowiskami roboczymi oraz zapleczem socjalnym;
• na samym końcu należy zatroszczyć się o pomieszczenia, które wykorzystywane są jedynie w niektórych sytuacjach (np. o sale konferencyjne).

W trakcie prac należy też zadbać o bezpieczeństwo: dokładnie oznaczyć drogi ewakuacyjne oraz ustawić w odpowiednich miejscach sprzęt gaśniczy.